記帳憑證輸入方式

在會計信息系統中，記賬憑證的輸入是至關重要的，因此，如何快速、高效、準確地輸入記賬憑證 對於現代會計信息系統具有一定的現實意義。

方式簡介

手工會計作業從憑證到日記帳、明細帳、總帳均有不同人員登錄，並定期核對，幾個人同時出錯的可能性較小。而電算系統的所有數據都來源於憑證，只要一次輸入原始數據，系統就會自動進行多項處理。一旦出錯，將相發登日記帳、明細帳及總帳，直至報表輸出等一系列錯誤。因此，設計良好的輸入模組是保證整個帳務系統質量的關鍵。

設計概述

會計信息系統對數據的要求較一般信息處理系統具有其自身的特點，輸入設計要充分予以考慮，這些特點主要表現在：

輸入數據量大。一個中等規模的企業，每月發生的會計記帳憑證就要上千張，如果考慮到諸如材料領用單，銷售發票等原始憑證，其數量則更加可觀。

輸入單據種類多。除記帳憑證分為收付款和轉帳外，還有相當一部分原始原始單據需要輸入。這些單據的格式均不相同，較典型的有單金額式與數量金額式之分。

輸入數據質量要求高。輸入的質量決定系統的質量。會計數據準確性，不僅關係到能否正確反映企業生產經營活動及其成果的真實性，而且涉及到國家的財經制度、法令法規的貫徹執行。

輸入速度要求快。由於會計數據源分布面廣，數據量非常大，輸入速度也就成了影響系統效率的“瓶頸”。這一問題不解決，很難保證會計數據處理的“日清月結”。

基於上述原因，為了保證系統開發人員能夠設計一個輸入方便、直觀、準確性高、具有較高的輸入速度和較低出錯率的系統，一般應從程式設計、輸入方式及輸入設備等幾方面綜合考慮。

（一）輸入設計目標

1、控制輸入量

帳務處理系統中，操作量最大的就是憑證錄入。憑證輸入的速度取決於憑證數量的多少、每張憑證內容的多少以及操作員鍵入的速度和準確性。一個企業的輸入憑證多少是由企業經營狀況決定，不可能隨意增減。因此，要提高憑證輸入的效率，可採取如下措施：

（1）減少填寫項目。儘量用固定項目、固定位數代替可變項目、位數，以減少操作員擊鍵次數。能夠通過機器自動計算得到的項目，就不要用手工輸入。例如，輸入了數量、單價，就可以自動產生金額。當然，如果是為了校驗的目的多輸一遍，則是另外一回事。如果每張憑證在錄入過程中減少一定的擊鍵次數，對成千張的憑證來說，其節約的工作量是相當可觀的。

（2）減少憑證輸入的種類。如收付款憑證可使其格式一樣，僅以不同色彩加以區別。這樣也可以減少操作員因慣性而產生的錯誤。

（3）簡化輸入操作。採用代碼來代替憑證中的科目名稱、摘要等漢字輸入，以大大減少輸入字元個數，加快輸入速度。

2、保持操作的方便性

目前，在微型機系統中最常用的輸入方法就是鍵盤/顯示系統。其特點是在螢幕上顯示所要輸入的憑證格式，通過鍵盤完成其內容的輸入。這就涉及到輸入憑證的螢幕界面設計問題，應儘量使螢幕格式與手工格式相一致，這樣既可以減少用戶參計算機系統的陌生感，又可以減少操作員的疲勞感與出錯率，提高輸入的效率。系統應能同時支持滑鼠與鍵盤操作。

3、避免數據出錯

從某種意義上講，出錯率的大小是與輸入的數據量成正比的，若平均出錯率為0.1%，當月輸入憑證為1000筆時，就會有一筆出錯誤，這在財務上是絕對不允許的。由於輸入數據量的大小無法控制，因此，除了設計有效的輸入方式外，就是在憑證的輸入過程中，也應採取各種有效的容錯方法及查錯技術，防止輸入數據出錯。

設計的步驟

憑證輸入設計一般可從如下幾方面展開：

1、在詳細調查基礎上，設計輸入憑證的螢幕格式；

2、根據帳表輸出、處理及輸入格式的要求，設計相應的輸入憑證資料庫；

3、為提高輸入速度，方便計算機的漢字處理，設計輸入碼的代碼庫；

4、根據輸入設計要求，完成憑證輸入模組的程式設計，包括接收鍵盤數據、容錯處理、確認輸入以及存入資料庫等操作處理。