條碼管理

用條碼技術進行固定資產的管理，他的好處就是結合條形碼技術，賦予每個實物一張唯一的條碼資產標籤，從資產購入企業開始到資產退出的整個生命周期，能針對固定資產實物進行全程跟蹤管理。

基本介紹

• 中文名：條碼管理
• 案例：聯想條碼管理
• 操作難點：業務員輸入代碼比較耗時等
• 分類：系統編碼、貨物編碼

概念

解決了資產管理中帳、卡、物不符，資產不明設備不清，閒置浪費、虛增資產和資產流失問題。為企事業單位資產管理工作提供全方位、可靠、高效的動態數據與決策依據，實現資產管理工作的信息化、規範化與標準化管理，全面提升企事業單位資產管理工作的工作效率與管理水平。使固定資產的管理變得輕鬆、準確，快捷和全面。

聯想條碼管理

客戶背景

聯想是一家極富創新性的國際化的科技公司，由聯想及原IBM個人電腦事業部所組成。

作為全球個人電腦市場的領導企業，聯想從事開發、製造並銷售最可靠的、安全易用的技術產品及優質專業的服務，幫助全球客戶和合作夥伴取得成功。聯想的總部設在美國羅利，在全球66個國家擁有分支機構，在166個國家開展業務，在全球擁有超過25000名員工，年營業額達146億美元，並建立了以中國北京、日本東京和美國羅利三大研發基地為支點的全球研發架構。聯想上海廠2001年正式在上海浦東投產，年產能150萬台電腦。目前聯想筆記本電腦的生產線已經正式落戶上海，為客戶提供不同系列的豐富產品。與設立在上海的聯想（上海）有限公司一起，為客戶提供全面的產品和服務。

遇到挑戰

聯想作為全球個人電腦市場的領導企業。聯想公司對其產品質量的控制以及追溯環節都有著非常高的要求。整個生產過程往往採取生產管理系統和手工輸入結合的方式，生產過程中的控制和數據採集大大滯後。無法及時提供實時和正確的數據，因此急需改進技術，使用條碼管理。

解決之道

聯想公司在整個生產過程中引入條碼管理技術，通過條碼關聯，為產品生產過程追溯和售後追溯提供了基礎數據源。售後數據採集準確並及時處理，減輕售後工作量，縮短售後時間，從而改善整個售後工作。

系統集成方法

很多工業生產型廠家都在轉型升級、實施信息化管理時候，經常會碰到一個問題：如何將條碼管理軟體及硬體（條碼印表機、手持終端、掃描槍等）與公司現有的ERP系統進行連線和整合，實現更高效和自動化的企業信息管理。

1. 產品的編碼分為幾種：

（1）系統編碼：分為“產品編碼+產品級別碼”為“字母+數字+字母”格式便於區別；（產品編碼見另外一個附屬檔案。產品級別碼為了區分國內訂單和國外訂單以及客戶需要的不同價位的產品而訂。）

（2）貨物編碼：統一為“供應商編碼（三位字母）+契約號（四位數字）+產品編碼（N 個字元）”

（3）生產流水編碼：“訂單號（字母+5 位數字）+項數（兩位數字）+組別（N 位字元）”

（4）包裝發貨編碼：a, 箱號：“紙箱箱號（1 位字母+2 位數字）；B,箱內物品：裝箱單號碼: “( 第一欄標明箱號編碼。剩餘的欄目使用掃描機器掃描條碼後輸入數量，系統自動生成裝箱單“)。

2. 產品編碼的套用流程：

系統編碼：要求是每種產品擁有唯一的一個編碼，編碼體現出產品信息和價格信息。優勢是產品與價格會緊密相連、體現產品的外觀與品質；

（1）業務員：選擇產品信息編碼後需要選擇符合客戶要求產品品質的產品等級編碼，指定出產品的品質和檢驗標準。選完後系統會出現產品的成本價格（非實際採購價格），所以需要同時填寫產品的售價，便於系統自動進行財務成本合計，自動算出成本總價和利潤額等財務數據，便於財務監控。

（2）審單員，由於產品的價格信息已經在系統中自動體現出來，價格會自動比較，來通過審核。對於價格有問題的項目，不會通過審核。審單員主要工作是對照業務員的訂單和原始訂單，審核產品的型號選擇正確與否。

（3）物資部門。根據系統提供的產品編碼和數量，自動與庫存對照，自動通知不足的數量及產品規格。（由庫存系統和訂單系統的資料庫需要對接才能實現這種功能）。如果庫存充足的話，系統會根據情況做如下處理：a. 如果是訂單是非跳線非連線頭產品，並且庫存充足，系統自動會處理給業務員，通知業務員領料。並且系統會自動從庫存數據做“虛擬領料”，扣除相應的數據。保持數據某些小時之內（比如24 小時）有效。有效時間內倉庫有實際出庫，會自動變更成真實領料。如果過期未出庫，解除虛擬領料數據，可以用於其它訂單。B，如果有跳線或者連線頭部件充足，系統會直接處理給生產。同時庫存數據會做“虛擬領料”程式。C，產品庫存不足，會列出缺少的數量和訂購數量空白欄，直接填寫數據後，生成“物料申購單”，轉入給採購模組。D,上面的所有的幾個步驟即使是系統的自動操作，同時會在“流程追蹤”裡面記錄下來數據並且標明狀態；

（4）採購。訂購界面會出現“物料申購單” 根據申購單上面標示的系統編號，a, 直接點擊訂購，出現“契約製作頁面”，輸入產品的代碼後（或者由系統自動填入），選擇供應商後，“產品的價格”和“產品中文描述”，以及“產品的訂購要求”會自動填充。只需要在備註欄輸入針對性的其它要求內容後，點擊確認，契約做好。b, 也可以按照現在方式打開完整的訂單點擊快速訂購按鈕做契約處理。（針對一個訂單中需要下給一個供應商很多產品的時候）。C,這兩種方式可以同時進行，第一種操作針對訂購項目比較簡單的。第二需要訂購的項目比較多。規定一個訂單如果訂購的產品種類超過3 種的話，只在訂購界面顯示出總共需要訂購的項數而不需要一一列出。D, 當一個訂單的所有缺料的產品都做下單訂購後，系統會在流程上面備註上訂購的產品的契約情況。同時契約列表會出現在“催交及送檢” 頁面。在每項產品後面有“交期”空白欄，輸入確認後的交期。交期會顯示在系統流程追蹤欄裡面。優勢：a,避免出現產品價格錯誤和更換下單員由於對於產品的品質要求不清楚造成訂購失誤；b, 系統是按照缺料數量來運行的。可以避免現有系統的幾個人依次需要通知訂購，發生漏訂現象。到貨後，在“催交及送檢”界面，輸入：貨物編碼，送貨單號，數量。提交給品質部門檢驗。

（5）品質檢驗。依據產品上面的“貨物編碼”，檢驗單上面系統會自動生成必填的項目。只用填寫幾個數據，具體的性能指標，由於編碼上面都附帶有，所以採購要求，供應商的製作要求，品質的檢驗要求都是一致的。判斷合格與否後，會出現相應的退換貨或者入庫的按鈕。(必須填寫的數量有可以入庫的數量)。

（6）入庫。（當品質檢驗合格後，填寫入庫的數量的時候，可以入庫的數量就會併到實際庫存數量中，作為有效庫存）。收貨員在品質檢驗合格後，才會出現入庫按鈕選項。點擊入庫，提交數量。倉庫掃描確認後，就完成入庫。庫存充足，系統會將訂單自動轉給業務員或者生產單位。

（7）生產領料。根據訂單編碼領料，倉庫管理員直接掃描產品的代碼，扣除數量。不需要手工填寫單據。光纜涉及到退回物料的情況。（流程如下：填寫單號後，掃描產品標籤會自動出現需要的材料的數量。）

（8）發貨。採用數據採集器掃描條碼錄入箱號和裡面的產品編碼。

3. 條形碼系統與ERP 系統結合套用的優勢：

（1）現有產品的數量和價格，業務員可以隨時查到。並且相關的業務員要求不需要特別備註材料的要求，除非是針對生產工藝方面要求。

（2）採用目前通用的數據採集器（簡單的稱為掃描槍），配上針對開發的軟體與ERP 系統結合，完成數據的採集和轉換。可以節約大量的確認工作，減少物資部門人員工作的失誤率。

（3）處理投訴更加有針對性。出現客戶投訴，會第一時間在系統中查詢到當時所採用的材料批號和生產組別。還有相對應的產品品質檢驗資料。可以在3-5 分鐘之內弄清楚出問題的所在，及時的對庫存的產品進行復檢。對使用同樣材料的其它訂單的品質情況也可以做到及時的監控。避免公司的損失。

（4）將編碼登錄入系統時，要填寫相對應的原有的代碼和檢驗標準（也是採購要求）。保持產品的要求一致性。保證產品品質的一貫性。

（5）可以及時的利用庫存信息。這個系統可以體現出業務員直接面對產品倉庫，清楚現在的貨物情況和價格情況。不需要一再地和其它部門人員確認。訂單不會由於某個人工作的繁忙而耽誤處理時間。具有及時性。

（6）財務統計的自動性。由於庫存數據是真實的。（每一次入庫和出庫，都需要掃描貨物的條碼，並且需要輸入訂單號和數量）。另外採購入庫的時候，就已經將產品的價格輸入系統。軟體可以短時間內生產庫存的數據和庫存金額，各種貨物的統計數據等等。

（7）系統的自動性。系統是自動進行的，即使某一個部門人員沒有操作，其他部門人員也清楚訂單的情況。（目前的流程追蹤需要一個部門一個部門的人員按照順序進行處理，訂單才會流傳下去。而這個系統如果產品充足的話，業務員直接面對倉庫或者生產，及時一個訂單有某幾項產品充足倉庫或者生產人員也可以及時操作。充分利用時間）（比如品質部門和物資部門人員請假，工作沒有做交接。其他臨時代替人員也可以立馬進行檢驗和入庫，出庫工作。由於產品要求在系統上面都可以完整的體現。貨物數量及放置位置都體現的一清二楚。不會發生任何失誤，只是效率稍微降低而已）。

（8）節省人工。現在部分人員的工作可以由系統來代替。現有人員的工作量極大的減輕。（9）減少錯誤成本。減少各個部門之間的操作失誤造成的損失（人員失誤、客戶投訴、交期的延後造成的信譽損失）以及溝通上面造成的時間浪費。

（10）提高公司的管理水準。

（11）為公司的競爭增添優勢。

4. 系統的難點。

（1）不清楚現有的ERP 系統和數據採集器的相應的軟體是否兼容，資料庫是否能使用同一個。目前的庫存數據需要大量的人工來錄入，並且由於產品的編碼缺陷造成，數據不太真實、時間也不及時、系統沒法自動識別。不過從網路上面看到其它公司有成功的套用的案例，使用條形碼配合ERP 系統。由於採用的是這個系統所以會增加一些費用（包括開發系統費用和配置設備、對於人員的培訓）。

（2）採集器的對應軟體開發是個難題。

（3）“貨物編碼”，由於附帶有產品級別碼+供應商編碼+契約號，對於產品的流通有用的是產品編碼。如何在庫存數據中進行使用這個有一定難度。

（4）編碼數據需要一個一個的輸入系統，不過以後不需要重複輸入。每一款產品都要一項一項的確認，前期需要多人合作解決。不過相對於以後來說，這點工作量還是可以克服的。現在編碼這塊基本的規則已經列出，就是缺少“對應於現在使用的編碼（前期配合業務員採用，作為一個過渡方法）、產品的中文說明（用於採購）、產品的檢驗要求（用於契約）、特殊產品的組成材料及用量（用於產品BOM 表）”這四項。

（5）特殊產品的編碼分拆。由於實行的是統一的一個編碼，對於客戶特殊要求來說。一個產品由幾個部件組成，而數量又不一致。所以需要將這個產品編碼分拆為幾個部件，所以一個編碼中就會分拆為幾個部件，每個部件需要多少數量。這個需要手工填入。

（6）對於跳線和連線頭的編碼由於涉及到的部件比較多，系統自己分拆這個需要解決掉。（7）由於這個系統主要的兩個編碼是“貨物編碼”和“系統流水編碼”。所有的信息都需要與這個兩個編碼關聯。這兩個編碼也有相互聯繫。所以包含的信息量比較大，如何調用某一個信息是一個關鍵所在。

5. 操作的難點。

（1）業務員輸入代碼比較耗時。不過可以通過增加一到兩個助理來查找。需要配備“代碼手冊”，前期效率比較低，當業務員自己建好各個客戶常購產品的代碼列表後，下單效率會比現在快一倍以上。只用複製貼上就可以。

（2）非常規的產品下單之前需要申請代碼輸入系統，需要幾個部門配合，造成第一次效率偏低。可以增設代碼運行組，由4 個部門人員組成。完成代碼的各項確認工作。（比如業務員提供產品信息，支持部門提供加工工藝要求以及樣品情況，品質部門做好檢驗項目要求，採購部做好產品供應及價格）。確認後將各自的信息錄入系統。一次就可以將產品各種要求在今後的訂單中體現出來。以後也不會影響到這款產品的品質。所以這項工作比較耗時；

（3）由於產品眾多，前期常規產品的代碼編制及錄入工作繁重，前期需要大致一個月才可以將常規產品錄入完畢。

（4）前期系統不穩定，會出現各種小問題，操作上面肯定有一點麻煩之處。