全引目錄是檔案管理中一種特殊的檢索工具類型，以全宗為單位將案卷目錄與卷內檔案目錄相結合編制而成。這種目錄形式兼具案卷目錄的框架功能和卷內檔案目錄的細化檢索功能，既體現檔案整體整理順序，又能揭示具體檔案內容。在實踐套用中，全引目錄被廣泛用於黨政檔案、科技檔案等多類型檔案管理場景，其標準化模板已在部分機構得到推廣使用。
基本介紹
- 別稱：檔號目錄、案卷檔案目錄
- 構成要素：案卷號、目錄號
- 檔號結構：全宗號-目錄號-案卷號
- 功能定位：檔案檢索工具
- 模板資源：全引目錄盒脊模板
定義與功能,結構組成,套用場景,編制要求,
定義與功能
全引目錄是通過合併案卷目錄和卷內檔案目錄形成的複合型目錄，其核心功能包括：
- 雙重檢索：既可按案卷層級查詢，也可定位至具體檔案
- 整理規範：固定檔案實體排列順序
- 管理便利：便於日常保管、統計和調閱
結構組成
根據2022年發布的檔案整理規範：
- 案卷目錄部分：記錄案卷號、題名、年度等元數據
- 卷內檔案部分：包含檔案序號、責任者、檔案標題等詳細信息
- 附加要素：備考表用於記載案卷調整情況
套用場景
- 行政檔案管理：西安理工大學等機構明確要求編制全引目錄作為主要檢索工具
- 科技檔案整理：2023年技術規範特別指出其在固定整理順序方面的重要作用
- 歷史檔案數位化：結合盒脊模板實現標準化裝具管理
編制要求
在具體操作中需遵守以下規則：
- 以全宗為基本整理單位
- 保持案卷目錄原始排列順序
- 採用"全宗號-目錄號-案卷號"三級編號體系
- 允許按形成部門、時間或活動過程進行多維度編排
