齊頭式

齊頭式

齊頭式,文學術語,指的是書寫公文時按照每段的第一個詞頂格寫,段與段之間空一行的一種方式。

基本介紹

  • 中文名:齊頭式
  • 含義:公文書寫格式
  • 套用:公文書寫
  • 分類:六級公文書信式、商務信函式
六級公文式,商務信函式,電子郵件,

六級公文式

註:用齊頭式信件寫信,其正文與稱呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空格,但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫在左下方,這是最常用也是最正式的。另外也可以寫在右下方,這種形式則表示寫信人與收信人之間的關係比較熟悉隨便。

商務信函式

這裡我們介紹一種商務信函中最通用的格式-齊頭式。主要特徵就是每行均從左邊頂格寫,常常採用開放式的標點方式,即除了信文部分,其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。
■信頭Theheading
信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。
通常情況下,公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙,包括發信人的姓名,地址,電話,傳真等。當我們撰寫傳統信件時,直接使用這種信箋紙就可以。
■編號(寫信人的名字縮寫)和日期Thesendermanandthedate
這部分內容是為了方便今後查詢信件用的。
■封內地址Theinsideaddress
這裡就是指收信人的姓名和地址,一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同,但必須把收信人的姓名一併寫出。另外,如果不是完全公事化的書信往來,或者已經從公事的關係漸漸發展成為帶有私人性質的友好信件往來,由於稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份,所以可以不必填寫封內地址。
■事由Thesubjectheading
事由也就是我們通常說的主題,可以直接寫明信件的重點,讓人不必讀完全信才了解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。
■稱呼Thesalutation
指對收信人的一種稱呼。
較常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱呼後面的標點,一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。
■開頭語Theopensentences
開頭語沒有統一的格式,但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期,主題及簡單內容加以綜合敘述,使對方一目了然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用開頭語作必要的自我介紹,並表明目的要求。開頭語一般與正文分開,自成一節,要求簡單明了。
■正文Thebodyofletter
信的主體。一封信件的優劣,完全要看正文寫的好或壞。我們會在後面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。
■結尾語Theclosingsentences
結尾語一般用來總結文本所談的事項,提示對收信人的要求,如“希望來信來函定貨”,“答覆詢問”等,另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束後,另起一段寫結尾語。
■結束語Thecomplimentayclose
結束語是結束信函時的一種客套,應該與前面的稱呼相呼應。例如:“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.結束語寫在結尾語下隔一行,只有第一個字母大寫,後面加逗號。
■簽名Thesignture
寫在結束語的下面,簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件,寫信人最好親筆簽上您的名字,因為用印章的話,說明該信件並非本人親自過目,只是通函而已,不為人重視。簽名的下面,最好寫上發信人的職位。
■附屬檔案Enclosure
如果信中有附屬檔案,應在左下角註明Encl.或Enc.。
例如:
Encls:2Invoices
Enc.:1B/Lading

電子郵件

眾所周知,電子郵件E-mail是如今我們做電子商務使用最普遍的一種聯繫手段。電子郵件使用方便,信息傳遞迅速高效,且非常節省成本。但是E-mail的撰寫也並不是一件很容易的事情。您知道,當一封E-mail傳送出去後,只要收信人線上,他可以幾分鐘內就收到。所以,在您傳送前,必須要檢查一下您所寫的內容是否正確合適,因為一旦您點擊了傳送鍵後,您就再也無法將其收回了。
通常我們理解E-mail的撰寫風格可以比傳統的信件,傳真等稍加隨便一點。但是我們在這裡還是要建議大家,即便是寫E-mail,由於是談論公事,所以還是採用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯繫的話,正式的商務信函能讓您留給對方非常專業的印象。

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