集控ERP圖檔管理系統

集控ERP圖檔管理系統是根據設計企業檔案管理的業務和流程，實現工程檔案、電子檔案、圖檔資料收集、整理、保存、檢索、下載等功能。圖檔管理是設計資源管理中心的重要模組之一。

總體介紹

集控ERP系統中的圖檔管理系統，可以與其他模組一體化集成運行，也可以獨立運行自成體系，是一款專門為設計單位策劃的電子資源管理軟體。它以圖檔管理為主，具有動態資源積累、成果安全管理、信息交流等多種功能。

功能圖

主要功能

工程檔案

根據設計企業檔案管理業務和流程，實現工程電子檔案管理以及檔案業務流程自動化，包括編目、歸檔、組卷、管理、報表列印、統計、檔案數據輸出等，實現紙質檔案與電子檔案的無縫連線，符合檔案利用網路化的潮流。
在錄入卷冊號或圖號時，系統自動檢測底圖或工程電子檔案相同卷冊號或圖號的信息，並自動取出已存在的相關信息，無須重複錄入。
系統提供從一條信息拷貝生成一條全新的信息，整編人員只需要做少量修改保存即可，以方便整編人員快速錄入相似信息。
系統支持按信息項進行查找替換、整個欄位替換，對於大多數信息相同的圖紙信息，用戶輸入起止圖號，系統自動生成所需要的圖號信息。

電子檔案歸檔

系統提供了三種電子檔案歸檔途徑：
1)手工上傳：可按項目或卷冊批量上傳歸檔，系統將電子檔案自動與相應的底圖、工程檔案關聯、自動組卷。這種方式要求電子檔案按照規範的檔案命名規則命名。
2)從集控圖檔管理軟體【工程電子文檔歸檔】模組中檢索出對應的電子檔案分類歸檔。
3)系統提供了是否自動歸檔的配置，若啟動此項配置，在整編底圖、藍圖或電子檔案時，系統根據圖號進行匹配，自動獲取通過集控圖檔管理軟體【工程電子文檔歸檔】模組收集的最新版本的電子檔案及電子檔案的工程名稱、圖紙名稱、圖號、階段等屬性信息，歸檔到電子檔案庫，從而實現電子檔案的自動歸檔。

圖檔建庫

系統管理員根據各個單位的具體情況設定庫的基本屬性欄位、基本排序規則。圖檔管理員創建圖庫，在基本欄位的基礎上確定具體圖庫欄位、欄位排序，設定可訪問該圖庫的用戶群及審批人員。對於具體用戶，圖庫設定的許可權可以依次控制為：訪問、上傳、修改、刪除、瀏覽、下載和審批等不同許可權。

圖紙歸檔

採用中轉站預審管理機制，先由用戶將需要歸檔的檔案發往中轉站，再由圖檔管理員對圖形檢查，以確認是否需要歸入到相應的庫中。該方法作為聯繫設計人員和管理人員的橋樑，加大了圖形轉檔案的迴旋空間，提高了圖檔入庫的靈活性和準確性。

版本控制

考慮到工程設計變更，對於同一工程的同一張圖，每入庫一次都將自動產生一個新版本，並在檔案名稱中加以標識。待工程項目徹底完成後，軟體還提供了快速清理歷史版本的整理工具，解決版本問題。

下載、審批管理

查詢到的目標並非一定要申請才可以下載，是否要申請是通過圖庫的設定來控制的，不需要申請的目標可以直接點擊下載。對於申請，軟體提供了面向對象的直觀申請模式，用戶根據情況附註申請理由或緊急程度等信息，提交後即完成操作。
用戶提交申請後，系統將申請信息傳達給審批人。如果審批人不線上或者未開機，信息會暫存於伺服器中或用點對點的簡訊或者郵件提示審批人，進行審批。整個過程及時、簡明、快捷。
申請通過審批後，信使會及時將信息傳達給申請人，申請人在其“下載”欄中會發現需要的資源，點擊進行下載。

歷史管理

以“申請、審批、下載（拒絕）”流程為主線，記錄每個申請的完整周期。對於一個具體的申請，申請人處記錄了“申請資源內容、申請留言、申請時間、提交的審批人、審批（拒絕）的留言”等信息，審批人處則清楚顯示了“申請內容、申請時間、審批（拒絕）的理由”等信息。方便相關人員追蹤，減少推諉現象，提高資源使用效率。

刪除記錄管理

系統支持對圖檔進行刪除標記，並詳細記錄銷毀的原因，日期，銷毀人等信息。對刪除的圖檔系統提供歷史情況管理，並可以對已刪除的檔案信息進行查詢，導出。同時系統還提供對誤操作刪除的圖檔或需恢復的圖檔進行還原。

檢索方式

1）條件檢索：系統提供多條件組合查詢方式，用戶可根據需要自行組合多條件，查詢的數據將以列表顯示。列表中的數據項可由用戶自定義，並調整數據列表的順序，同時提供列表中關鍵數據項的全庫排序功能。幫助用戶快速找到符合條件的目標，並準確定位目標圖檔資料。
2）分類檢索：圖庫會根據設定好的屬性類別及其顯示順序，自動將存於其中的圖形按照目錄層次顯示，也可以根據管理或查詢的需要，隨時調整顯示順序。

瀏覽查詢

軟體提供“瀏覽”、“縮略圖”、“詳細列表”和“屬性”等檔案查詢瀏覽方式，幫助用戶快速定位查找目標。縮略圖可以直接查看目標對象，詳細列表可以快速判定目標結果，而因為含有項目設計的專業信息，屬性方式可以最終完全準確地把握對象。

統計報表

擁有開放的報表體系，對所有選定的目標均可根據其屬性欄位列表統計，自動同類項合併、數值累加，按用戶的意願實現分組分類列表、調整欄位順序和標題排列次序，並快速生成網頁形式的報表列印輸出。報表設計人員可以自定義報表中需要的內容項進行統計輸入，系統報表與Word/Excel等緊密結合，以降低再開發成本，使得報表設計人員可以根據實際業務需要設計出報表。

導入、導出功能

1）導出功能：可以批量導出工程信息、卷冊信息、圖檔信息等到Excel檔案，檔案欄位格式可自定義。
2）導入功能：可以按照提供的內容模組的Excel檔案中的直接導入到系統中，省去再手工錄入已有舊數據的煩惱。

許可權分配

許可權管理是一項限制操作，對不同類別的使用者進行操作設定，系統採用了系統授權與功能授權相結合，系統授權由系統管理員操作，對使用系統進行一級限制，功能授權更加具體的對電子圖檔進行操作限制，這裡要說的是功能授權。
電子圖檔許可權分配可以按照用戶組、角色、用戶來配置，橫向可以具體到工程、項目、圖紙，也可以按照邏輯樹自由組合條件，縱向可以按照密級配置到查看基本信息、查看詳細信息、查看縮略圖、詳細瀏覽、檔案下載。既滿足了實際許可權控制需求，又做到了操作簡便。

系統特點

（一）集成了檔案專家和一線檔案工作者多年的豐富經驗，功能全面，流程規範，專門針對設計企業而開發。實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，滿足紙質檔案逐步數位化的管理需求。
（二）以電子圖檔收集管理為核心，注重收集的自動、實時、完整性、準確性。支持多台印表機監控，多種檔案類型收集，實施難度小、易於推廣使用，收集過程在後台進行，不改變企業任何的生產管理流程，不改變員工的工作習慣，不增加員工額外的工作量，不影響員工工作。以工程項目為主線進行電子檔案及紙質檔案的組織管理並利用。
（三）提供欄位自定義、報表自定義、流程自定義、檔號生成規則自定義功能滿足企業個性化需求。系統提供開放的數據導入、導出接口，能方便地與其他信息系統進行數據交換。
（四）可以利用網際網路技術，實現遠程資源共享。
（五）紙質圖紙歸檔時，檔案員掃描圖紙條形碼，系統把對應的電子檔案及信息顯示出來，並自動完成紙質檔案和電子圖紙的關聯歸檔。統一和規範設計院圖框圖簽，成品圖紙附有條形碼。
（六）圖檔管理系統具有全面、可靠的安全機制，通過許可權控制、日誌跟蹤、數據加密機制來保障數據的安全，對不同人員、不同項目和檔案靈活設定操作許可權（歸檔、瀏覽、借閱下載、發行、統計、備份等）。
（七）圖檔管理集控內嵌專業瀏覽器，支持DWG、Office檔案、常用圖片圖像等格式，大大提高了圖檔查閱的效率，原有紙質檔案可以掃描歸檔，歷史檔案可以進行光碟備份管理，查閱時，軟體自動提示插入相應光碟。
（八）集控ERP圖檔管理系統實現了庫結構、條目屬性、界面、報表、圖簽的自由定製，同時做到操作簡潔易用。開放的數據與接口，可做到與設計院信息系統無縫集成。