文獻是記錄知識的一切載體。而文獻加工是將大量分散、零亂、無序的文獻進行整理、濃縮、提煉，並按照一定的邏輯順序和科學體系加以編排存儲，使之系統化，以便於檢索利用。
基本介紹
- 中文名：文獻加工
- 外文名：document processing
- 作用：便於檢索利用
定義,著錄,標引,編目,
定義
文獻加工
document processing
對所藏分散的無組織的原始文獻進行加工，使之濃縮化、有序化工作的總稱，是情報部門的基礎工作之一，是建立文獻資料庫的必不可少的文獻前處理工作。它包括：著錄,標引,編目以及題錄、簡介、文摘的編制。
文獻加工著錄
對文獻的各種特徵進行分析、選擇和記錄的過程。通過著錄，將文獻的各種特徵反映在檢索工具的各種載體上，情報用戶利用檢索工具即可方便地了解和掌握所需要的特定文獻。文獻著錄必須遵循一定的規則。
在國際上，著錄規則有《國際標準書目著錄》(ISBD)等。中國的著錄規則有《文獻著錄總則》 (GB3792.1-83)和《檢索期刊條目著錄規則》 (GB3793-83)等。著錄項目一般包括題名與責任者項版本項文獻特殊細節項、出版發行項、載體形態項、叢編項、附註項、文獻標準編號及有關記載項、提要項。
著錄的載體形式有卡片、書本和磁帶等。卡片式與書本式是傳統手工方式著錄。電子計算機套用後，著錄項目可填在工作單上，通過穿孔卡片或鍵盤直接輸入計算機,並利用計算機一次輸入多次使用的功能,製成檢索磁帶,同時列印編排卡片式、書本式檢索工具。
標引
對文獻的內容特徵進行分析，並以標識符號(作為檢索標識)，揭示該文獻的工作。最常用者為分類標引和主題標引。
以一定的觀點為指導，按文獻學科知識內容，參考用戶需求以及文獻形式體裁，依據一定的分類法，選標分類號碼,藉以組織分類目錄和索引的,稱為分類標引。
以一定的觀點為指導，按文獻所論述的主題內容，參考用戶需求以及文獻形式體裁，依據一定的主題詞表,選標主題詞，藉以組織主題目錄和索引的,稱為主題標引。
由於分類法和主題法具有不同功能，中國很多情報部門同時採用兩種方法，以滿足用戶從不同角度檢索文獻的要求。
文獻的分類標引與主題標引，其工作程式包括3 步：
①對文獻論述的內容進行主題分析,通過分析提煉主題概念。
②依據事先選定的分類法與主題詞表，從中選擇和組配恰當的標識符號。分類法用的是分類號碼(由數字或字母加數字組成)；主題法用的是經過規範化處理的詞語。
③按一定順序將有關文獻的題名或代號(例如文摘號)列在該標識符號後面。
編目
對文獻進行著錄和標引，形成一系列描述和揭示文獻外表特徵和內容特徵的條目，並將這些條目有序排列成文獻目錄一類檢索工具的工作。目錄的種類很多，各種目錄的功能和排序方法也不同。
1.供用戶隨時查用的稱讀者目錄,供情報部門內部使用的稱公務目錄;
2.按不同文獻類型組成的目錄有圖書目錄、期刊目錄、科技報告目錄、會議文獻目錄、學位論文目錄、專利文獻目錄、技術標準目錄、聲像資料目錄等；
3.按目錄反映的文獻收藏範圍分，有館藏目錄、聯合目錄等；
4.按目錄反映的文獻內容分， 有綜合目錄、專科目錄、 專題目錄等；
5.按文獻的不同文種排序的目錄有中文、英文、日文、俄文等文獻目錄；
6.按目錄的不同編排方法分，有分類目錄、主題目錄、作者目錄、書名目錄等；
7.按目錄的載體形式分，有卡片式、書本式及磁帶式目錄等。
題錄、簡介、文摘的編制 對每篇文獻所進行的深度不等的文獻加工工作。僅根據文獻題名、 作者、 出處等外表特徵進行著錄、標引的條目，稱為題錄。除題錄部分外,再對文獻內容作一般性介紹的,稱為簡介；如對文獻內容作實質性描述的， 則稱為文摘。
將一系列題錄、簡介、文摘條目有序編排，並定期或不定期出版，就分別成為題錄式檢索刊物、簡介式檢索刊物和文摘雜誌(見情報出版物)。
文獻加工再深入一步，即對相關的一系列原始文獻進行分析研究和綜合評論，從而形成綜述報告和述評報告等(見情報研究成果)。
由於電子計算機在情報工作中的廣泛套用，文獻加工的某些環節，如列印和編排卡片等已逐步用機器代替手工。自動標引和自動做文摘也有很大的進展。 (見彩圖[文獻的進一步加工])
