制單

制單是指不同類別的諸單證(或稱單據)的繕制和簽署。

基本介紹

  • 中文名:制單
  • 制單的原則:4個統一
  • 程式:貨、證、船、款
  • 歸類:經濟,貿易,海關,對外貿易
繕制單據的原則,繕制單據的依據,繕制單據的程式,制單的工作流程,

繕制單據的原則

繕制單據的原則是單據與信用證規定的條件嚴格一致(The Document of Strict Compliance)。嚴格一致的原則具體表示是“四個統一”,即:
——信用證與契約的統一 信用證的開立是以契約為條件,凡契約所列明的要點必須在信用證中明文列出。信用證所含的條款必須滿足契約所列明的內容和要點。
——單據與信用證統一 單據的繕制是以信用證規定的條款為基數。信用證項下的單據,必須與信用證所列的內容一致,即是單據與信用證必須統一。
——單據與貨物統一 單據所列的有關貨物的數據和內容,應與契約規定的貨物的實際完全一致,一字不錯,一數不差,作到單據所列內容與貨物的實際統一。
——單據與單據統一 信用證項下諸單據約十多種,例如:商業發票附屬於商業發票的單據於包裝單、重量尺碼單、檢驗證明書;保險單證保險單和保險證明書;運輸單據海運提單空運提單、鐵路提單、郵政收據和聯合運輸提單;特定國家所需的單據有海關發票領事發票原產地證書等。

繕制單據的依據

繕制單據應以如下資料作為依據:
(1)國際間的進出口業務是以買賣契約為依據。
(2)以信用證為支付方式的,應以信用證所列條款為依據。若信用證為列明的特殊要求,必須以雙方提供的原始資料或共同默契的國際商會跟單信用證統一慣例》等國際慣例為依據。此外,還應注意進口國對單據或進口貨物有無特殊規定,如有應遵循其規定。
(3)支付條件是以信用證所列的單據和總金額、運輸費用、銀行費用為依據。
(4)進出口契約規定的貨物上所示的嘜頭或特殊要求,以開證申請人或以製造商所提供的原始資料為依據。

繕制單據的程式

繕制單據是按貨、證、船、款的程式進行制單。
貨:受益人依契約和信用證的規定,將貨物的規格、性能、數量、核查清楚,並確認貨物與契約的規定完全相符,做到貨對、貨真、貨實、貨全、貨整,旨在備貨、驗貨和交貨順利,防止錯貨、錯裝。
證:依信用證規定繕制和配齊所需單據,單據的重點是計算信用證項下的單價、總價、銀行費用、佣金、保險及運輸費用等,都應認真不疏忽,全面不遺漏,完整不缺欠,準備無差錯,防止有貨無證無單,延誤收款。
船:租船訂倉,必須提供全部所需的單據,依其單據、船主或其代理人方可提供船期、航程、裝船等事宜。在租船訂倉的過程中,於提交所需有關的單據前必須繕制好,配備齊所需的全部單據,防止有貨無船或有貨無單據而造成延誤。
款:依單據申請議付,亦稱交單結算,收取貨款。在每次交易中,契約的當事人的責任是賣方交貨,買方付款。但依信用證條款規定作為支付方式者,是以銀行的介入作為第三者,依銀行業務規定,保證受益人提交規定的單據(其中包括代表物權的提單在內)向銀行辦理業務,開證申請人依信用證規定,付款贖單,憑單提貨。

制單的工作流程

跟單員的工作定位:(工作性質) 跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單,而是要主動的進行業務開拓,對準客戶實施推銷跟進,以達成訂單為目標,既進行業務跟單。因此,跟單員要:
(1)尋找客戶:通過各種途徑尋找新客戶,跟蹤老客戶。
(2)設定目標:主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。
(3)傳播信息:將企業產品的信息傳播出去。
(4)推銷產品:主動與客戶接洽,展示產品,為獲取訂單為目的。
(5)提供服務:產品的售後服務,及對客戶的服務。
(6)收集信息:收集市場信息,進行市場考察。
(7)分配產品:產品短缺時先分配給主要客戶。
跟單員是業務助理;跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色,他們協助業務經理接待,管理,跟進客戶,因此跟單員要:
(1) 函電的回覆:
(2) 計算報價單
(3) 驗簽訂單
(4) 填對帳表
(5) 目錄,樣品的寄送與登記
(6) 客戶檔案的管理
(7) 客戶來訪接待
(8) 主管交辦事項的處理
(9) 與相關部門的業務聯繫

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